ใครกำลังเจอกับปัญหางานเยอะมาก จนจัดสัดส่วนความสำคัญและแบ่งเวลาในการทำงานไม่ถูก สุดท้ายก็หมดวันไปกับการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ แถมร่างกายยังแย่อีก
บางทีงานที่มากเกินไป อาจทำให้เราลำดับความสำคัญของงานไม่ได้ ว่าอันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลัง เพราะฉะนั้นการมาสแกนงานที่จะทำก่อนแล้วลำดับความสำคัญ จึงเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างมาก
เมื่อเราสามารถแบ่งสัดส่วนงานได้เหมาะสมกับพลังงานในหนึ่งวัน เราก็จะสามารถเคลียร์งานที่ต้องทำได้อย่างเหมาะสม อีกทั้งยังเหลือพลังงานในการคิดหาไอเดียอื่นๆ อีกด้วย
กฏ 1-3-5 คืออะไร
กฏ 1-3-5 เป็นกฏที่ใช้จัดการกับงานที่ต้องทำรายวัน ด้วยการแบ่งงานเหล่านั้นออกเป็น 3 ประเภท งานยาก, งานระดับปานกลาง, และงานง่าย โดยจะใช้ตัวเลข 1, 3, และ 5 ในการกำหนดงานแต่ละประเภทเหล่านี้
1. งานยาก (1)
งานประเภทนี้เรียกอีกอย่างว่างานขนาดใหญ่ เป็นงานที่มีระดับความยากมากที่สุด และยังต้องใช้พลังงานอย่างมากในการทำให้เสร็จ โดยตามกฏ 1-3-5 เราจะเลือกทำงานยากที่ต้องทำ เพียงแค่ 1 งานต่อวัน
เพื่อเป็นการใช้พลังงานและการโฟกัสไปกับงานรูปแบบนี้ ที่สำคัญงานรูปแบบนี้จะต้องมีความสำคัญในระดับที่ถ้าไม่ทำไม่ได้ เพราะฉะนั้นเลือกงานยากมาทำในช่วงเวลาที่เรามีพลังมากที่สุดเพียงแค่ 1 งาน เท่านั้น
2. งานระดับกลาง (3)
งานรูปแบบนี้จะมีความยากน้อยกว่างานขนาดใหญ่ แต่ก็ไม่ใช่งานที่จะทำให้เสร็จได้โดยง่าย เพียงแต่พลังงานที่ใช้ในการทำงานระดับนี้จะน้อยกว่า เพราะฉะนั้นเราถึงกำหนดให้ทำงานรูปแบบนี้ได้ถึง 3 งานต่อวัน
3. งานง่าย (5)
งานในสัดส่วนนี้จะเป็นงานที่เราสามารถจัดการได้โดยใช้เวลาและพลังงานน้อยที่สุด ส่วนมากจะเป็นงานที่ไม่ค่อยก่อให้เกิดความเครียด แต่ก็ยังมีความสำคัญที่ต้องทำ เช่น ตอบอีเมล, สรุปงานที่ทำวันนี้, การวางแผนงานที่จะทำในวันต่อไป เป็นต้น
ซึ่งงานชนิดนี้เราสามารถทำได้ในจำนวนมาก วันหนึ่งให้ทำงานแบบนี้ 5 งานต่อวัน
Scale’s Takeaways
1. เข้าใจความสำคัญของแต่ละงาน
การที่เราสามารถแบ่งสัดส่วนของงานได้ นั่นแสดงว่าเราเข้าถึงถึงความสำคัญและรายละเอียดของงานแต่ละประเภทได้ดี สิ่งนี้เหมือนกับการทบทวนเนื้อหา ที่บางครั้งเราอาจจะละเลยในงานของตัวเองก็ได้ เมื่อเรารับรู้ถึงจุดที่ผิดพลาด เราก็จะสามารถแก้ไขในส่วนนั้นและทำให้ดีขึ้นได้ด้วยความเข้าใจจริงๆ
2. เรียงลำดับงานที่ต้องทำได้เหมาะสมมากขึ้น
ในบางครั้งเวลาที่งานเยอะเกินไป เราไม่มีเวลาจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานมากนัก แต่การใช้กฏ 1-3-5 ทำให้เรารับรู้ถึงความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนทำหลังมากขึ้น และทำให้เราจัดสรรค์ช่วงเวลาในการทำงานที่เหมาะสมได้ดีมากขึ้นด้วย
3. รู้จักวิธีเซฟพลังงาน ในการทำสิ่งต่างๆ ในแต่ละวัน
เมื่อเราสามารถแบ่งเวลาการทำงานได้แล้ว สิ่งที่ได้ต่อมาจากการใช้กฏ 1-3-5 ก็คือการใช้พลังงานในแต่ละวันอย่างเหมาะสม ทุกคนจะมีช่วงเวลาในการทำงานที่แตกต่างกัน การแบ่งสัดส่วนของงานเป็นระดับจะทำให้เรานำงานแต่ละแบบมาทำด้วยระดับพลังงานที่เหมาะสม
และจะส่งผลให้เรามีพลังเหลือเฟือในการไปทำอย่างอื่นได้อีกด้วย
สรุป
กฏ 1-3-5 นอกเหนือจากจะช่วยเรื่องการจัดงานรายวันให้มีประสิทธิภาพขึ้นแล้ว ยังสามารถทำให้เรามีเวลาพักผ่อนหรือใช้พลังงานที่เหมาะสมในการทำกิจกรรมต่างๆ เพื่อเพิ่มคุณภาพของชีวิตได้อีกด้วย
อ้างอิง
